「月末になると、請求書の整理と入力だけで丸一日つぶれる」
「経理の専任を置くほどの規模ではないけれど、店長や自分が兼務するのはもう限界」
複数店舗を運営していると、仕入れ先からの請求書処理は避けて通れません。
私は3店舗を運営する飲食企業で管理部の部長をしています。うちの会社には経理部がなく、請求書の処理も管理部で回しています。届く請求書は月に80件前後。これを集めて、店舗別・税率別にスプレッドシートへ入力する作業に、毎月かなりの時間を取られていました。
この記事では、その作業をAIを使って仕組み化した実例をもとに、飲食店の請求書処理を効率化するときの考え方を紹介します。AIを使わなくても取り入れられる部分も多いので、事務を兼務している経営者・管理者の方の参考になればうれしいです。
飲食店の請求書処理が大変になる3つの理由
1. 届き方がバラバラ
うちの場合、請求書は4つの経路で届きます。
- メール(PDF添付、またはリンクからダウンロード)
- 郵送(紙)
- 取引先ごとの専用システム
- 受発注・請求書のWebサービス
「どこに何が届いているか」を確認して回るだけで、ひと仕事です。
2. 1枚の請求書に「店舗」と「税率」が混ざる
飲食店の仕入れは、食材(8%)と消耗品など(10%)が1枚の請求書に混在します。さらに複数店舗分が1枚にまとまっていることもあります。1件ごとに「どの店舗の分か」「どちらの税率か」を見分けて、複数のセルに入力する必要があります。
3. イレギュラーが毎月ある
返品や値引きによるマイナスの請求、前月からの繰越、手書きの追記、「翌月分と一緒に引き落とし」といった例外が、毎月どこかで発生します。単純作業に見えて、判断が必要な場面が多いのです。
効率化の考え方:「集める」「そろえる」「確かめる」に分ける
請求書処理は、ひとまとめに考えると手が付けにくくなります。私は次の3つに分けて考えました。
| 工程 | やること | 効率化のポイント |
|---|---|---|
| 集める | 4つの経路から請求書を1か所に保存 | 保存先を「月ごとのフォルダ1つ」に決める |
| そろえる | ファイル名・置き場所を統一 | 名前のルールを決める(例:取引先名_年月.pdf) |
| 入力・確かめる | 店舗別・税率別に金額を入力し、照合 | 人は「入力」ではなく「確認」に回る |
ポイントは、人の仕事を「入力する」から「確かめる」に変えることです。入力そのものを機械に任せても、最後に人が確認する工程を残せば、ミスは防げます。
実例:うちの店ではこう変わった
今は、AI(Claude Code というツール)に次のように頼むだけで、大部分が進むようになりました。
| 頼むこと | AIがやること | 人がやること |
|---|---|---|
| 今月の請求書作業 | メールの請求書PDFを月フォルダに保存し、ファイル名をそろえる | リンクからしか取れない請求書(約12社)を手でダウンロード |
| 請求書の分割 | 郵送分をまとめてスキャンしたPDFを、取引先ごとに分けて保存 | 郵送物をまとめてスキャンする |
| 今月のシート作成 | 前月のシートを複製し、金額とチェックを消して新しい月のシートを作る | なし |
| 請求書の入力 | PDFを読み、店舗別・税率別の金額を確認表にまとめる。了承後にシートへ入力 | 確認表で金額を照合し、「要確認」を判断する |
人の仕事は、「手でしか取れない請求書を集めること」と「金額を確かめること」の2つだけになりました。
読み取りの精度
導入前に、先月分の請求書6件で答え合わせをしました。手で入力済みの金額と比べたところ、マイナス請求の1件を除く5件が1円単位で一致しました。1枚に2店舗分がまとまった請求書も、店舗ごとに分けて読めていました。
時間はどれだけ減ったか
一番時間がかかっていた「80件の手入力」が「照合するだけ」になりました。正確な作業時間は、11月に1か月分を通しで運用して記録し、この記事に追記します。
AIに「全部おまかせ」にしない理由
お金に関わる作業なので、AIが読んだ金額をそのまま書き込むことはしていません。AIはまず確認表を作り、1件ごとに取引先・店舗・税率別の金額と「なぜそう読んだか」を並べます。
次のようなものは「要確認」として止まり、自動では入力されません。
- 手書きのメモや書き込みがある
- マイナスの請求書(過剰請求の返金など)
- 前回からの繰越があり、合計が合わない
- どの店舗の分か決めきれない
- 「翌月分と一緒に引き落とし」のように、いつもと違う
値引きや返品などの調整も、請求書に書いてあるときだけ入れます。書いていない調整は人が判断します。
例外は人が判断し、決まった作業は機械に任せる。この線引きが、安心して任せられる仕組みの土台になっています。
導入前に決めておきたい5つのルール
AIを使う・使わないに関わらず、事務作業を仕組み化するときに決めておくと失敗しにくいルールです。
- 既存のデータは上書きしない:すでに値が入っているセルは書き換えない
- 二重に処理しない:処理済みのものに印を付け、もう一度実行しても重複しないようにする
- 本番の前に「お試し実行」をする:何を書き込む予定かを先に一覧で見てから、本番を実行する
- 本物のデータで答え合わせをする:先月分など、正解が分かっているデータで試す
- アカウントの権限は最小限にする:メールは読み取りだけにする、取引先システムへの自動ログインは規約を確認してから検討する
特に4番は大事です。実際に先月分で試したところ、「金額欄に手計算の数式が入っている」「ファイル名と中身が違う(1つのファイルに10社分が入っていた)」といった、テスト用のデータでは見つからない落とし穴がいくつも見つかりました。
AIを使わなくても、今日からできること
いきなりAIを導入しなくても、次の3つだけで請求書処理はかなり楽になります。
- 保存先を1つに決める:月ごとのフォルダを作り、届いた請求書はすべてそこに入れる
- ファイル名のルールを決める:「取引先名_年月.pdf」のようにそろえるだけで、探す時間が減る
- 例外のパターンを書き出す:毎月どんなイレギュラーが起きるかを一覧にしておく
この3つができていると、あとからAIやツールを入れるときも、そのまま「仕組み」として渡せます。うちの場合も、AIに最初に見せたのは普段の作業の画面録画でした。手順がはっきりしているほど、任せられる範囲が広がります。
AIでどう仕組みを作ったか、その詳しい手順はnoteにまとめています。
→ 飲食店の「請求書80件」の月末作業を、AIと一緒に半日で仕組み化した話(note)
まとめ
- 飲食店の請求書処理は「届き方がバラバラ」「店舗と税率が混在」「例外が多い」から大変になる
- 「集める」「そろえる」「確かめる」に分けて、人の仕事を「入力」から「確認」に変える
- AIの読み取りは、先月分6件中5件が1円単位で一致。ただし例外は「要確認」で止め、人が判断する
- 導入前に「上書きしない」「二重にしない」「お試し実行」「本物のデータで答え合わせ」「権限は最小限」を決めておく
- AIを使わなくても、保存先とファイル名のルール化から始められる
経理部がなくても、仕組みを作れば事務は回せます。11月の運用結果は、この記事に追記します。
あわせて読みたい:飲食店のFLコストとは？計算方法・目安・改善策を現役管理職が解説
