新入社員歓迎会・送別会・慰労会など、
年間通して社会人に付きまとう「飲み会」という言葉。
そして飲み会の「幹事」に任命されたときに、仕事とは別とはいえ
仕事に影響する大切な任務であることは間違いないでしょう。
今回はそんな面倒な幹事になってしまった場合に、飲み会メンバーにも、
そして開催場所のお店の人にも良い印象を与える幹事さんになれるようなアドバイスを
現役の飲食店員が現場の声を含めてお伝えいたします！
１．お店の予約の際に気を付けること
飲み会のお店をどのように決めていますか？
グルメサイトで検索して、「このお店よさそうかなー」というのをピックアップし、
実際にお店の雰囲気も詳しく調べずにネット予約で済ましたりしていませんでしょうか？
ネット予約の際の注意点として、
お店のグルメサイトページに記載している注意事項などをしっかり読み、
希望の関が空いているかどうかを確認し、
コース内容、予算、チャージの有無、滞在可能時間、
それ以外の気になる事項がすべてクリアになっているのであればネット予約をすることはスマートです。
しかし、そうでない場合、お店側は想定外の要望（この場合要求になる場合もある）に見舞われ、気持ちよく接客できなくなってしまうこともあるので、注意しましょう。
例えば実際によくあることとして
ネット予約では個室の席はすでに埋まっていて選択できない状態であるにも関わらず
個室ではない別の席を選択し、要望欄に「個室を希望します」と一言だけ入力している。
多くのお店では注意事項の欄に「ご希望のお席が選択できない場合すでに他の予約で埋まっておりますのでご了承ください」などの説明がされています。
これらの説明を読まずに安易にネット予約をすることはお勧めしません。
この場合は必ず「電話で確認すること」を徹底しましょう
2．お店を下見する際の時間帯
上記の予約の際に気を付けることで安易にネット予約をせずに
実際にお店に直接行って決めよう！
と思う方も多いと思います。いいと思います。
では、いつに行くのがベストなのか？
ここで問題です
下見は「営業中」「準備中」どちらの時間に訪問するのがベストだと思いますか？
結論から言うと「どちらも迷惑です」
営業中は迷惑になるだろうなぁと思って、準備中にあえて下見をお願いしてくる方はよく見えます。
これはお店にもよると思いますが、私の経験上「準備中」に下見に来るのは非常識かと思われてしまうことが多いかなと思います。
「準備中はあくまで準備中」であって、お客さんをお店に入れない時間帯です。
ランチを行っているお店では従業員の休憩中かもしれない、アルバイトの面接をしているかもしれない。業者と打ち合わせを約束しているかもしれない。
なので、準備中に下見を行いたい場合は事前に電話で下見をしたい旨を伝え、
アポを取りましょう。
おそらく一般の会社でも事前訪問はアポイントメントを取るのは常識のはずですので、常識人のあなたにはなんてことはないでしょう♪これをするだけで印象もよくなりますし、予約のお話しでもスムーズにいくことが多いでしょう！
そして営業中に下見したい場合は、お客さんとして是非利用してください。短時間でも構いません。「今度飲み会で利用しようと思ってます」と一言伝えるだけで、こちらから色々と「お日にちいつ頃ですか？、何名くらいでしょうか？」などお伺いさせてもらいます。そのうえで、お席の雰囲気や予算の相談などもスムーズにさせていただいています！
3．予算やコース内容はしっかりと決めておこう
お店によっては季節の代わり目でのコース内容の変更はよくある話です。
2か月先のコースはまだ決まっていないことが多いので、予算だけで決めておきましょう。
また、2か月先の予約は台帳には記録されていますが、コース内容が決まったらこちらから連絡などまで管理できるお店は少ないです。
しっかりとした宴会を開くためにも、お店の人へ「コース内容はいつ頃グルメサイトに掲載されますか？」という確認や、不安であればこまめにお店への連絡を入れるとよいでしょう。
実は電話の話し方だけでもお店の台帳には「電話口の話し方がとても丁寧。確認事項が丁寧。」など好印象な備考欄メモが作成されます。あとあとこれがいい席へ配置されるなどのメリットになることもあります。
４．人数変更連絡はこまめに行うこと
最近、当日キャンセルなどで逮捕者が出るなどのニュースが業界内で話題になりました。これは長年飲食店を悩ませる問題です
忙しいお店では事前の予約数を綿密に確認して、仕込みを段取りします。
すべては予約してくれたお客様の宴会が楽しい時間になるようにということ以外他なりません。
そんな中、宴会時間になり来店され「あ、すみません今日一人これなくなりました。キャンセル料とかありますか？」なんて言う人がいます。
申し訳ございませんが、その場合はお客様の態度などを考慮したうえで判断しています。
あまりに上からの態度で当然のように1人分キャンセルできるだろうという態度であれば予約時の説明通りに100％のキャンセル料を頂きます。
事前にわかっていれば連絡ができたはずなので、お店の人に悪い印象を持たれないためにも、人数変更などがあった場合にはすぐに連絡を入れることをお勧めします。
5.当日はお店のスタッフを味方につける
幹事さんは予約の15分前くらいにはお店につけることが理想です。
自分が幹事ということをその日のスタッフ（できればリーダー的な人を見つけて）に挨拶をしておくとスタッフの中でも「あそこのお客さんいいひとなんで丁寧な対応で」という共有が自然と行われます。
これ、現場レベルの話しなのですがかなりリアルなことです
結局は人 対 人 の時間なので
人には感情があります
その瞬間瞬間で感じることは違いますので100％これが正解というのはないのですが
「サービスをする側も受ける側も対等なのである」
これだけを覚えていてくれると嬉しいです
